5 tips para mejorar la atención al cliente con una centralita virtual

Ganar un cliente no es una tarea fácil. Muchas veces, centras tu atención en clientes que realmente no van a aportar nada a tu negocio, sino todo lo contrario. Por ello mismo, una centralita virtual puede hacer que tú como empresario dejes de perder el tiempo que podrías estar invirtiendo en otras tareas. Descubre 5 tips para mejorar la atención al cliente con una centralita virtual:

Evita hacerle perder el tiempo a tus clientes y a tus empleados

Independientemente del número de empleados que seáis en la empresa, debes protegerlos en todo momento, asegurándote de que pueden realizar su trabajo sin problema. Una de las mejores formas de hacerlo es creando una estrategia de atención al cliente. 

El equipo de Wibaes puede ayudarte a crearla desde cero. A diferencia de otras empresas, Wibaes pondrá a tu disposición una serie de herramientas para que puedas organizar mucho mejor el tiempo dentro de tu empresa

Pregúntate sobre tu negocio

Una de las preguntas más importantes que debes hacerte sobre tu empresa es: ¿cómo están configurados los departamentos? ¿Cuentas con una persona que se encarga de coger las llamadas? Si es así, ¿qué pasa cuando esta persona no está disponible? Pues ahí entra en juego la centralita virtual.

En el momento en el que un cliente llame a tu empresa y no haya nadie que pueda responderle, o no exista una locución que le indique qué puede hacer, la imagen de tu empresa descenderá considerablemente. Tus posibles clientes deben tener la posibilidad de informarse de tu horario de atención al cliente

En la mayoría de ocasiones, los clientes necesitan saber lo que hacer cuando hacen algo tan simple como una llamada o buscar información en Internet. Por tanto, debes saber orientarlos de la mejor manera posible para que sean capaces de resolver sus dudas o requerimientos. 

Mejora tus ventas

La atención comercial es un área de la empresa que casi siempre está disponible, por lo que es necesario que los teléfonos de este departamento estén disponibles el máximo tiempo posible. Por tanto, es recomendable que dejes el máximo número de extensiones posibles para el departamento de ventas. Si, por casualidad, un nuevo cliente llama y no es atendido, tendrás una venta fallida asegurada. 

Si todos los terminales de ventas están ocupados, debido a la afluencia de llamadas, una alternativa puede ser que otros departamentos como el de administración atiendan el resto de llamadas. Solo tendrán que atender al cliente de forma rápida y pasar nota al departamento de ventas. Es decir, sería una forma de asegurar la atención a los clientes. 

Por otro lado, también puedes desviar las llamadas a un call center especializado. Si todas las extensiones de ventas están ocupadas, pero no quieres que sean otros departamentos los que atiendan las llamadas, puedes hacer que las llamadas comerciales se desvíen a este call center, el cual se encargará de atender las llamadas y enviarte un reporte. De este modo, no perderás ninguna venta.

Tus clientes te recomendarán

Si pretendes que tu empresa siga creciendo, debe tener rendimientos económicos que permitan poder pagar y hacer nuevas inversiones. Gracias a la centralita virtual, conseguirás la satisfacción de tus clientes, lo cual hará que te recomienden a otros clientes. El boca a boca generará un crecimiento asegurado en tu negocio

Es importante que estés preparado para aumentar o disminuir el número de extensiones de tu centralita virtual. Como encargado de un negocio sabrás de primera mano que no siempre se vende lo mismo. Hay fechas en las que las ventas suben y otras en las que caen en picado. Por ello, debes ser capaz de adaptar tus medios a la situación de tu empresa para que los costes de infraestructura se equiparen a las ventas. 

Mejora la imágen

La imagen de tu empresa es lo primero que ven tus clientes. El diseño gráfico, el logo o la web son pilares fundamentales para dar buena impresión. Sin embargo, otro punto bastante importante es la atención al cliente. Si un cliente se decide a llamar, la atención que se le dé tiene que ser exquisita. Aquí entra en juego la centralita virtual. La configuración de tu centralita virtual debe comunicar al cliente con la persona que se encargue de responder sus requerimientos de la forma más efectiva posible. 

La locución que guía al cliente no debe ser nunca muy tediosa. Tienes que evitar las preguntas interminables que incomoden a tu cliente. Céntrate en crear como máximo 3 opciones de locución para que el cliente se dirija cuanto antes a la persona y/o departamento adecuado. 

El cliente debe sentirse a gusto hablando con tu equipo y si no puedes darle una solución, debes decirle que no puedes ayudarle sin que este pueda sentirse ofendido. Aprende a decir no, definiendo las respuestas a las objeciones y peticiones de tus clientes. 

Con la ayuda de estos tips, la imagen de tu empresa mejorará y tus clientes serán atendidos de forma rápida y eficaz. Además, gracias al equipo especializado de Wibaes y a su servicio de centralitas, tu atención al cliente mejorará con creces, lo que hará que tus clientes tengan una visión de tu empresa muy positiva.  

5 tips para mejorar la atención al cliente con una centralita virtual

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