Si tu empresa cuenta con diversos departamentos o empleados, los cuales están en contacto directo con tus clientes constantemente, necesitas una tecnología avanzada para que la comunicación interdepartamental o entre empleados y con tus clientes sea de máxima calidad. Por ello, hoy vamos a explicarte los beneficios que te reportará tener una centralita virtual en tu empresa.
Para iniciar, veamos que es una centralita virtual. Una central virtual es una central telefónica que utiliza la tecnología de transmisión de voz por IP, siendo gestionado este servicio en la nube de forma virtual. Por ello, el cliente o usuario no tiene la necesidad de tener en sus oficinas ningún equipo o hardware, salvo los terminales telefónicos. Este servicio se suele facturar con una cuota mensual, por lo que no es necesario una compra o inversión inicial.
Entre sus beneficios se encuentran:
En primer lugar, podrás olvidarte de usar un mismo teléfono para contestar a las llamadas de tus clientes. El servicio de centralita virtual de Wibaes es un software que funciona en la nube y solo necesitarás los terminales IP para que cualquier persona de tu empresa pueda ponerse en contacto con tus clientes y viceversa, y de forma interna, ponerse en contacto con otros departamentos de la propia empresa, es decir, entre trabajadores. Los terminales pueden ser tanto fijos como móviles, por lo que si tu equipo está teletrabajando o en constante movimiento, este servicio te resultará muy útil, además de cómodo y totalmente compatible con el trabajo en remoto o desde cualquier otro lugar que tenga conexión a Internet.
Uno de los beneficios más destacados de la centralita virtual, debido a la característica descrita anteriormente, es el ahorro en costes, pues es fácil de instalar, mantener y usar, ya que puedes cambiar la configuración rápidamente a través de la web. Comprar una centralita tradicional es además de caro, bastante aparatoso, pues ocupa mucho espacio físico y se necesita una gran cantidad de cableado. Así mismo, cuando queda obsoleta, tienes que volver a invertir en ella.
Como hemos mencionado anteriormente, mejora la comunicación interna y externa. Los clientes llamarán a un número de teléfono y podrán comunicarse con cualquier departamento o empleado sin tener que volver a ponerse en contacto con tu empresa realizando una segunda llamada a otro número diferente. Además, gracias al desvío de llamadas, un departamento o empleado puede enviar la llamada a otro compañero/a pulsando un solo botón.
Por supuesto, entre departamentos, también pueden realizarse llamadas telefónicas a otros compañeros, si se ha realizado una configuración especial, marcando el número de su extensión. Al igual que el desvío de llamadas, es posible configurar una locución para que los clientes sepan el horario de atención al cliente, vacaciones o un menú para que este pulse un número concreto si desea ponerse en contacto con un determinado departamento.
Otro de los beneficios que obtendrás al tener una centralita virtual en tu empresa es que los clientes o usuarios no tendrán que esperar largas colas para ponerse en contacto contigo, pues si el número está ocupado, la llamada será desviada a otro departamento o empleado, o en el caso de que se haya contratado el servicio de call center, directamente este será quien atienda a los clientes.
Cabe destacar que la mejor opción y la más recomendable, es contratar un servicio de call center que atienda las llamadas las 24 horas del día durante los 365 días del año, ya que por algún motivo puede que, en algún momento, los departamentos estén ocupados en algunas tareas o, simplemente, estén ese día en una reunión interna y les impida atender al cliente o posible cliente en ese momento. Por ello, disponer del servicio de call center, ayuda a los empleados a hacer frente a las incidencias o cuestiones que han planteado los clientes en cuanto puedan volver a su puesto de trabajo. Debido a ello, será posible disminuir el tiempo de solvencia de incidencias, lo que se traduce en una mayor satisfacción por parte del cliente.
En consecuencia de esta mayor satisfacción, la reputación y el prestigio de tu empresa crecerá entre los familiares, amigos, vecinos, etc. de tus clientes, por lo que tu cartera de abonados aumentará, lo que puede interpretarse como: crecimiento del negocio.
A su vez, las centralitas virtuales te dan la oportunidad de controlar totalmente la atención telefónica prestada a tus clientes, debido a los sistemas estadísticos integrados y la grabación de llamadas en cualquier momento, siempre y cuando esta función esté activada.
Asimismo, si ninguna persona puede contestar a los clientes y se activa el buzón de voz, este grabará el mensaje de los clientes y, posteriormente, enviará un correo electrónico al email que se haya introducido en la configuración para que el personal de atención al cliente tenga conocimiento de lo que el cliente ha indicado y no se pierda información. En este email, se adjuntará un archivo de audio con el mensaje que el cliente ha dejado en el buzón de voz y, de esta forma, el personal podrá realizar las acciones oportunas.
Entre las características generales de este servicio destacamos:
- Desvíos inteligentes de llamadas
- Grupos de timbrado
- Control de horario y vacaciones
- Operadora automática en el recibimiento de llamadas
- Locuciones a la carta con opción de personalizar la música de espera
- Buzón de voz con envío de email
- Llamadas simultáneas
- Conexión con distintos departamentos u oficinas localizadas en distintos lugares
- Conexión para facilitar el teletrabajo a los empleados
- Incorporación de teléfonos móviles a la centralita
- Rapidez a la hora de gestionar cualquier tipo de incidencia, ya sea interna o externa
- Creación de extensiones
- Gestión de colas en las llamadas
- Calidad del sonido excelente y ahorro en la factura del teléfono
- Grabación de llamadas
En conclusión, debido a las características de la centralita virtual de Wibaes, podrás ahorrar en costes y tendrás la oportunidad de usarla en cualquier lugar debido a su alta comodidad. Verás cómo disminuye el tiempo dedicado a solucionar las incidencias de los clientes, por lo que su satisfacción aumentará, al igual que la satisfacción de tus empleados, debido a la mejora de la comunicación interna.
