Uno de los aspectos más relevantes dentro de una empresa son las comunicaciones, tanto externas como internas. Las llamadas telefónicas con los clientes favorecen a la fidelización, ya que estos se sienten respaldados por la empresa y agradecidos por contar con un trato cercano. Una centralita virtual te ayudará a gestionar todas las llamadas entrantes en tu número geográfico, a organizarlas y a administrarlas para que la extensión correspondiente las pueda atender.
¿Qué es una centralita virtual?
Una centralita virtual es una solución avanzada de telecomunicaciones IP en la nube que transforma las comunicaciones de tu empresa, profesionalizándolas a través de servicios inteligentes que utilizan las redes de datos para la comunicación por voz.
La gestión de la infraestructura de la centralita es realizada por Wibaes, el cual se encargará del mantenimiento, así como de su correcto funcionamiento. La centralita permite efectuar y recibir llamadas desde cualquier lugar y dispositivo, sin depender de que el usuario esté dentro de la oficina o conectado a un sistema tradicional.
¿Cuáles son sus funciones?
Las funciones de la centralita dependerán de las necesidades de cada operador. El servicio cuenta con una serie de características y tarifas que se personalizarán acorde a sus preferencias.
Entre las características y funciones generales de este servicio se incluyen las siguientes:
Desvíos inteligentes de llamadas.
Operadora automática en la recepción de llamadas.
Llamadas simultáneas.
Grabación de llamadas.
Gestión de colas en las llamadas.
Buzón de voz con envío de email.
Creación de extensiones.
Grupos de timbrado.
Incorporación de teléfonos móviles a la centralita.
Locuciones a la carta con opción de personalizar la música de espera.
Calidad de sonido muy alta y ahorro en la factura del teléfono.
Control de horario y vacaciones.
Conexión para facilitar el teletrabajo a los empleados.
Conexión con distintos departamentos u oficinas localizadas en sitios diferentes.
Rapidez a la hora de gestionar cualquier tipo de incidencia, ya sea interna o externa.
Facilidad en el acceso a la información de la empresa sin necesidad de contar con un puesto o equipo fijo.
¿Cuáles son sus ventajas?
Además de todo lo comentado anteriormente, yendo al quid de la cuestión, ¿qué beneficios son los que hacen que necesites una centralita virtual para optimizar tu empresa?
- Ahorros en costes. Una centralita convencional es cara y aparatosa, puesto que necesita un gran espacio físico, cableado y reinversiones cuando se queda obsoleta. Comparado con estas, las centralitas virtuales destacan por su ahorro en costes, ya que son fáciles de instalar, usar y mantener, pudiendo cambiar su configuración a través de la web rápidamente.
- Mejora de la comunicación interna y externa. Con una sola llamada, el cliente podrá ponerse en contacto con el departamento deseado, sin necesidad de tener que realizar varias llamadas a distintos números para resolver su consulta. Gracias al desvío de llamadas, los empleados podrán pasarse las llamadas pulsando un simple botón. De igual forma que con el desvío de llamadas, se puede configurar una locución que informe a los clientes del horario de atención al cliente, vacaciones o cualquier otro dato. Asimismo, puede crearse un menú con el que, al pulsar un número del teclado, se ponga en contacto con un departamento concreto. Por supuesto, también pueden realizarse llamadas entre compañeros, en caso de que se haya realizado una configuración especial, marcando el número de su extensión.
- Mayor satisfacción de los clientes. Los usuarios o clientes que quieran ponerse en contacto contigo no tendrán que esperar largas colas para hacerlo, ya que si el número está ocupado se reenviará la llamada a otro departamento o empleado que esté libre o, en caso de que esté contratado, al Call Center. Este servicio es el complemento perfecto de la centralita virtual, puesto que atenderá tus llamadas en el horario que elijas e incluso, si lo necesitas, 24 horas los 365 días al año. De esta forma, tus clientes nunca quedarán desatendidos si todos tus agentes se encuentran ocupados o realizando otras tareas. Esto también hará que disminuya el tiempo de gestión y solvencia de incidencias, lo que contribuirá positivamente a la antes mencionada satisfacción de los clientes, que queremos lograr a toda costa.
- Controlar la atención telefónica prestada a tus clientes. La grabación de llamadas y los sistemas estadísticos que se integran, posibilitan el análisis de datos que puede contribuir a la puesta en marcha de medidas y acciones de mejora. Así, sabrás que se está haciendo en cada momento y cómo afecta a la atención a tus clientes.
- Crecimiento de tu empresa. Todo lo que se ha comentado a lo largo de este artículo tiene una consecuencia indirecta, y es el crecimiento de tu negocio, puesto que la satisfacción de los clientes generará un boca a boca positivo que desencadenará en una mejora de la reputación y el prestigio de tu empresa. Esto hará que aumente el número de abonados. De igual forma, el control de las llamadas posibilitará la toma de decisiones de mejora.
Si quieres mejorar la flexibilidad y fluidez en las comunicaciones de tu empresa, contacta con nosotros para implementar la centralita virtual en tu negocio, y empezar a optimizar su rendimiento.
