Si eres autónomo o estás a cargo de una empresa, independientemente de cuál sea su tamaño, este artículo te interesa. ¿Has tenido alguna vez la sensación de no dar la talla ante tus clientes y posibles clientes? En este artículo aprenderás cómo hacer frente a este problema con la ayuda de una centralita virtual en tu negocio en Sevilla.
Puede que te estés preguntando “¿cómo voy a hacer que mi empresa parezca más competente con la ayuda de una centralita virtual?”. Algunos de los motivos son:
- Si tu empresa está organizada por departamentos, podrás reducir el tiempo que inviertes atendiendo al teléfono.
- El departamento comercial recibirá pedidos por teléfono con un horario que tú mismo establecerás para ello.
- Tendrás que tener en cuenta la regla 80/20: durante el 20 % de su tiempo, el departamento comercial gestionará el 80 % de los pedidos.
- En esta franja de máxima productividad es cuando puedes indicar el horario en el que se reciben los pedidos.
- Si los clientes llamasen fuera del horario establecido, deberán indicar su e-mail o número de teléfono. Así le facilitarás el proceso al cliente y lo estarás educando para que la relación cliente-empresa sea mucho más productiva.
Por otra parte, si tu empresa es pequeña, unos cuatro o cinco empleados, podrás definir varios departamentos: administración, compras, comercial, técnico, operaciones, etc. De esta forma, cara al público, tu empresa parecerá mucho mayor de lo que es, ya que el cliente verá que está bien organizada, independientemente de lo grande o pequeña que sea. Como pequeño empresario, te servirá para organizarte mejor. Además, podrás empezar a prepararte para gestionar una empresa más grande. Te ayudará a tener la mentalidad necesaria que requiere gestionar a un equipo mayor.
Tu empresa crecerá, ya que liberarás tiempo y podrás dedicarte a buscar negocios más grandes o que requieran más atención, con los que vas a obtener mayor rentabilidad. Estas pautas te servirán para organizar y preparar el crecimiento de tu negocio, porque si creces muy rápido y no estás organizado, te “morirás” de éxito.
Además, con respecto a la configuración de tu centralita virtual en Sevilla, serás tú el que establezca las pautas de su funcionamiento.
¿Qué ventajas obtendrás con una centralita virtual?
- Diferenciar dos o tres líneas de negocio. Por ejemplo, es habitual que un mismo equipo de trabajo trabaje con varias marcas comerciales.
- Permitir que cada uno de tus empleados tenga un terminal IP con la opción de tener varias líneas de teléfono cada uno. Estas líneas pueden corresponder a dos marcas comerciales cuya estructura es igual para atender las operaciones, pedidos, clientes, etc. Esto conlleva una mayor rentabilidad de tus recursos.
- Dar la posibilidad de que estas líneas de negocio pueden tratarse como si fuesen empresas totalmente diferentes con horarios, departamentos, cola de llamadas, locuciones, desvíos de llamadas… independientes.
- Tener terminales IP físicos con un auricular que se conecta al teléfono, o bien instalar el software en el ordenador y disponer de unos auriculares con micrófono convencionales. Tanto una opción como la otra son iguales. Aunque, cabe destacar que instalar el software de la centralita virtual evitará muchos problemas en tu ordenador.
Beneficios de instalar el software de la centralita virtual en un ordenador:
- Evita los elementos de fallo. Se refiere a aquellos equipos electrónicos físicos que de alguna forma se pueden estropear. Esto es algo que se tiene muy en cuenta en el mundo de las redes, switches, routers, alimentadores, terminales IP… En la medida de lo posible, se instala únicamente lo necesario:
- Menor inversión en hardware.
- Ahorro en costos técnicos y de mantenimiento.
- Mayor facilidad en la formación de empleados.
- Ahorro de energía y espacio. Te ahorrarás un transformador de terminal IP, cableado, enchufes… Esto hará que tengas mucho más espacio en la oficina, ayudando a los trabajadores a sentirse más cómodos y concentrados. Además, no solo ahorrarás en espacio, sino también en energía.
- Movilidad. Uno de los mejores beneficios del siglo XXI: la movilidad. Una centralita virtual te permitirá, entre otras cosas, contratar personas en cualquier parte del mundo para atender a tus clientes como si estuviesen sentados en tu oficina. Solo se requiere la presencia de un ordenador y conexión a Internet. ¿Qué debes hacer?
- Instalar el software.
- Configurar la extensión con el usuario y contraseña.
- Empezar a llamar y recibir llamadas.
- Invertir cinco minutos de trabajo.
Si estás pensando en contratar el servicio de centralitas virtuales de una operadora de Telecomunicaciones, no esperes más y contacta.
